Adjoint(e) Administratif(ve)

Basé(e) au Carrefour Saint Georges et sous la responsabilité du Directeur du centre commercial l’Adjoint(e) administratif(ve) lui apportera son soutien administratif et notamment :

• Accueillir la clientèle (clientèle du centre commercial et les marchands), prendre les appels téléphoniques et transmettre les renseignements utiles aux clients;
• Assurer un soutien administratif auprès du Directeur et de son équipe afin de maximiser l’efficacité de leurs opérations;
• Répondre aux communications entrantes (appels, courriels, courriers, etc.) et rédiger divers documents (contrats, communications aux locataires, mémos, etc.);
• Faire les horaires de travail des préposés à la clientèle;
• Gérer les comptes fournisseurs;
• Traiter les factures et les bons de commande des fournisseurs (les saisir dans Yardi et en faire le suivi);
• Sortir les rapports d’achalandage;
• Contrôler la qualité linguistique et stylistique ainsi que la mise en page des documents produits;
• Répondre aux différents appels de service et effectuer un suivi de satisfaction (réparations mineures, doubles de clés, modification des répertoires, activation d’accès, etc.);
• Assurer un support pour les différentes activités marketing du centre commercial;
• Effectuer la vente et la conciliation de cartes-cadeaux;
• S’assurer d’avoir tout le matériel de bureau et/ou la papeterie nécessaire et en commander au besoin;
• Veiller au maintien et à l’amélioration du système de classement;
• Assurer un support lors des évènements promotionnels (réservation d’espace, accueil, matériel et mobilier etc.);
• Maintenir à jour les divers répertoires (clés, cartes d’accès, contacts d’urgence des locataires, etc.);
• Effectuer le suivi assurances des locataires;
• S’assurer du suivi efficace des comptes à recevoir;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.

Vous possédez ce qui suit:

• Détenir un diplôme d’études secondaires en secrétariat ou posséder une expérience suffisante.
• Connaissances du logiciel Yardi (un atout).
• Démontrer une compréhension approfondie des principes comptables de base;
• Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience dans un emploi semblable;
• Maîtriser la suite Microsoft Office.

En plus de rejoindre environnement dynamique, voici les avantages à travailler chez MACH:

• Salaire compétitif;
• Heures d’été;
• Assurances médicales, dentaires et optiques;
• REER avec participation de l’employeur;
• Frais transport remboursés à 100%;
• 6 journées maladie/ personnelle par année;
• Remboursement d’un abonnement sportif selon le montant en vigueur;
• Programme d’Aide aux Employés (PAE);
• Formation et évolution.

Chez MACH, nous croyons que la force d’une entreprise réside dans la richesse de ses différences. Nous valorisons la diversité sous toutes ses formes — qu’elle soit culturelle, ethnique, de genre, d’âge, d’orientation sexuelle, de capacités, de parcours ou de perspectives. Nous nous engageons à offrir un milieu de travail inclusif, où chaque personne peut contribuer pleinement à la réussite collective. Cet engagement se reflète également dans notre adhésion aux principes ESG, en intégrant des pratiques durables, éthiques et responsables dans l’ensemble de nos actions et de nos décisions.

Nous remercions à l’avance tous les candidats de leur intérêt pour ce poste, mais seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.